Avec la généralisation de la facturation électronique 2026 qui sera applicable dès le 1er septembre 2026, les collectivités territoriales assujetties à la TVA devront pouvoir émettre et recevoir leurs factures au format électronique via la plate-forme Chorus Pro déjà utilisée par les collectivités depuis 2017.
Pour les secrétaires de mairie et les responsables administratifs, il est essentiel de comprendre les changements, de s’y préparer et de mettre en place des outils efficaces. Cet article explique les points clés, étape par étape, de façon claire et pratique..
Pourquoi la facturation électronique est essentielle
La réforme de 2026 impose que toutes les entités assujetties à la TVA :
- reçoivent des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 dans un format structuré
- émettent des factures électroniques en formats normés
- transmettent les données fiscales à la DGFIP afin que l’Etat puisse continuer sa lutte contre la fraude à la TVA.
Les objectifs :
- Simplifier la gestion des factures,
- Assurer une traçabilité parfaite,
- Réduire les erreurs et les risques de fraude.
En clair, la facturation électronique n’est plus seulement pratique : c’est une obligation légale.
Les obligations légales pour les collectivités
Pour être conformes, les factures électroniques doivent :
- inclure toutes les mentions obligatoires de TVA (numéro, date, base, taux, montant),
- être horodatées et sécurisées,
- être transmises via une plateforme ou un logiciel agréé.
Ces obligations sont précisées dans le Code général des impôts et les directives de la DGFiP.
Organiser votre service pour réussir la transition
Mettre en place la facturation électronique nécessite un peu d’organisation. Voici comment s’y prendre :
1. Cartographier les processus actuels
- Comment les factures sont-elles reçues et validées ?
- Qui est responsable de la TVA ?
- Comment sont archivées les factures ?
2. Former et sensibiliser les équipes
- Expliquer clairement les nouvelles obligations.
- Montrer comment utiliser le logiciel ou la plateforme.
- Prévoir un suivi pour éviter les erreurs.
Ces étapes sont essentielles pour que la transition se fasse en douceur.
Fluo® : la solution idéale pour simplifier la facturation
Pour gérer la facturation électronique efficacement, Fluo® de Cosoluce se positionne comme un outil complet et intuitif, parfaitement adapté aux collectivités. Il permet de centraliser toutes les factures, de gérer plusieurs services et d’assurer une conformité totale avec la réforme de 2026.
Ce que Fluo® vous offre
- 📄 Gestion complète des facturations pour tous les services.
- 🧾 Échéanciers et mensualisations automatisés pour faciliter la gestion des paiements.
- 🤝 Édition des factures, avoirs et documents associés de manière fiable et conforme.
- 🔁 Centralisation des historiques de facturation et suivi détaillé de chaque étape.
- 💡 Assistants intégrés qui guident les agents dans leurs tâches quotidiennes.
Grâce à Fluo®, vos équipes gagnent du temps, réduisent les erreurs et restent entièrement conformes aux obligations légales et fiscales.
Intégration et avantages
Fluo® s’intègre facilement à vos autres logiciels de gestion financière, ce qui permet :
- la synchronisation des données comptables,
- le suivi des paiements et recettes,
- un archivage sécurisé et conforme.
Adopter Fluo® dès maintenant prépare vos services à la réforme de 2026 et rend la facturation électronique simple et fiable.
Traitement des factures
Le flux type est simple :
- La collectivité génère la facture électronique,
- Le service concerné vérifie les mentions et la TVA,
- Un titre (contenant la facture) est transmis à Hélios, puis envoyé aux fournisseurs via Chorus Pro,
- Les données sont transmises à l’administration.
Résultat : moins d’erreurs, meilleure traçabilité et traitement plus rapide.
Les bénéfices concrets
- Automatisation : saisie et archivage simplifiés.
- Conformité renforcée : vérifications automatiques et contrôle fiscal plus simple.
- Visibilité : accès rapide aux historiques et rapports.
- Gestion plus fluide : délais de traitement réduits.
Conseils pour réussir
- Formez vos équipes et assurez un support technique.
- Testez le processus sur un petit volume avant de généraliser.
- Vérifiez la compatibilité des outils avec vos systèmes comptables.
- Suivez des indicateurs de performance : conformité, délais, erreurs.
Conclusion
La réforme de 2026 rend la facturation électronique obligatoire pour toutes les collectivités territoriales assujetties à la TVA. Bien organisée et accompagnée d’un outil comme Fluo®, elle permet de :
- respecter la réglementation,
- gagner en efficacité,
- sécuriser la gestion des factures,
- simplifier le travail des services administratifs.
Avec un processus clair et le logiciel Fluo®, la transition devient simple et bénéfique pour l’ensemble de la collectivité.
Sébastien GUGLIELMONE
Responsable Produit – Finances
Béryl VAN DEN AREND
Responsable Affaires publiques
