La DSN est issue de la LOI Warsmann du 23 mars 2012 dite « loi de simplification du droit et d’allègement des procédures administratives ».
Aujourd’hui, la DSN est un dispositif déclaratif obligatoire qui s’impose à tous les employeurs publics depuis le 1.01.2022. Elle s’appuie sur les données de paie et remplace une quarantaine de procédures déclaratives en matière de cotisation et de protection sociale. Ainsi, au lieu d’avoir à remplir régulièrement plusieurs formulaires (DADS, DSN préalable, etc.) à destination d’une multitude d’acteurs différents (CPAM, Urssaf, France travail, Centre des impôts, etc.), la DSN mensuelle centralise toutes ces informations dans un seul fichier numérique à envoyer une fois par mois. Elle correspond à une « photo fin de mois » de la situation d’un agent au moment où la paie a été réalisée pour le mois écoulé. Par ailleurs, la DSN alimente le compte personnel de formation et le compte pénibilité.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment profiter d’un usage efficace de la DSN au travers de ses spécificités de fonctionnements et des avantages qu’elle offre.
Comment Fonctionne la DSN dans les Collectivités Locales ?
1. Collecte des Informations
La première étape consiste à collecter toutes les informations nécessaires qui concernent vos agents et les organismes d’affiliation de votre collectivité, notamment les informations liées à la vie de l’agent dans son établissement d’affectation :
- Les données relatives à la paie des agents (rémunérations et primes reçues…)
- Les évènements relatifs aux périodes d’activité de l’agent (arrêt de travail, maladie, maternité, fin de contrat…)
De plus, le Prélèvement à la Source (PAS) est un dispositif totalement intégré dans la DSN. L’employeur doit prélever mensuellement la retenue à la source de l’impôt sur le revenu (IR) en même temps que les cotisations sociales.
2. Création du Fichier DSN
Une fois les informations collectées, vous allez générer un fichier informatique DSN mensuel dans un format standardisé. Ce fichier contient toutes les données relatives aux rémunérations, aux cotisations sociales, et aux autres éléments sociaux de vos agents.
3. Transmission aux organismes compétents
Le fichier DSN est ensuite adressé, dans le respect des délais d’exigibilité (fixés du 5 au 15 du M+1 en fonction de l’effectif), aux organismes compétents pour permettre l’ouverture et le calcul des droits des agents en matière de protection et de prestations sociales.
4. Suivi et Correction
La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée de données issues de la paie, ce qui permet de suivre facilement l’état de vos déclarations.
La DSN mensuelle est complétée par des signalements ponctuels d’évènements tels qu’un arrêt maladie, un arrêt de contrat ou une reprise anticipée de travail, à déclarer dans les 5 jours suivant sa survenue.
Si une erreur est détectée, il est possible d’apporter une correction au fichier avant de le renvoyer. Les anomalies sont identifiées et accessibles par le déclarant via un tableau de bord DSN dédié :
- En cas d’un contrôle bloquant : il sera nécessaire de générer une nouvelle DSN.
- En cas d’un contrôle non bloquant : il sera nécessaire de corriger les écarts, soit par une action “annule et remplace ”si le délai d’exigibilité n’est pas encore dépassé, soit par une action “de régularisation dans la DSN suivante”.
Le Tableau DSN est un outil très pratique qui permet :
- De déposer les DSN mensuelles ou les signalements d’événements
- D’effectuer le suivi de l’état des DSN mensuelles et signalements
- De consulter les bilans d’anomalies afin d’effectuer les modifications nécessaires en cas d’écart
- De consulter l’ensemble des comptes rendus métier (CRM) mis à votre disposition par les organismes de protection sociale (bilan d’identification des salariés – BIS, les fiches de paramétrages, les contrôles inter déclarations – CID, les CRM de chaque organisme destinataire, l’AER…)
- D’accéder aux services complémentaires mis en place par les organismes de protection sociale
À termes, la DSN mensuelle doit inclure les données récapitulatives des signalements émis dans le courant du mois afin de poursuivre correctement la construction d’un historique de données exhaustif et de qualité.
Quels sont les avantages de la DSN ?
Les avantages pour l’agent acteur de la déclaration sociale
1. Gain de Temps et d’efficacité
L’un des principaux avantages de la DSN est la simplification des démarches administratives avec la réduction du nombre de déclarations à effectuer et l’adéquation temporelle entre la déclaration et le rythme du cycle de paie.
L’agent n’aura plus qu’à générer un seul fichier mensuel au moment de la finalisation de la paie, un gain de temps pour mobiliser l’agent sur d’autres tâches.
2. Amélioration de la Conformité Légale de Vos Déclarations
La DSN est un outil conçu pour vous aider à respecter les obligations légales. En tant que document unique dématérialisé, il répond à des exigences de sécurisation et de fiabilisation des données relatives aux obligations sociales.
Les saisies sont limitées et les données peuvent faire l’objet d’une mise à jour rapide. L’agent déclarant, ayant effectué le dépôt de la DSN mensuelle ou du signalement d’événement, est privilégié pour la consultation des retours associés (droit d’accès limité avec l’attribution d’un code alphanumérique pour une identification certaine).
3. Simplification de la Gestion des Agents
Il s’agit d’instaurer une nouvelle logique des déclarations sociales : ce ne sont plus les organismes qui demandent des données à des échéances différentes et sous divers formats, mais l’employeur qui les transmet directement à partir de son logiciel de paie.
Ainsi, il devient plus facile pour une collectivité locale de gérer ces différents types d’agents : fonctionnaires, contractuels, vacataires, etc.
La DSN mensuelle prend automatiquement en compte ces spécificités depuis les données de la paie, pour gérer la situation sociale de chaque agent. Et tout est clairement indiqué dans le fichier que vous transmettez, réduisant les risques d’erreur.
Les avantages pour la collectivité locale employeur
1. Réduction des Risques d’Erreurs
La DSN mensuelle vous aide à éviter les erreurs humaines. Les informations sont vérifiées avant l’envoi. Le format est standardisé, ce qui facilite la gestion des données. Cela réduit les risques de non-conformité ou de sanctions.
2. Transparence et Accessibilité
En tant que déclaration dématérialisée, les agents en charge de sa transmission bénéficient d’un accès facile et lisible à l’ensemble des déclarations sociales. Ces dernières sont directement consultables pour offrir un meilleur suivi via le tableau de bords DSN.
3. Mise à jour facile des données
La DSN mensuelle vous permet de mettre à jour facilement les informations au besoin (une modification de salaire, un changement de statut d’un agent ou un arrêt maladie).
De plus, la DSN mensuelle supprime le traitement et la gestion séparée des multiples déclarations sociales à faire auprès de divers acteurs, tout est désormais centralisé et actualisé automatiquement.
La DSN – Conclusion :
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la DSN mensuelle est une obligation légale pour toutes les collectivités locales, y compris les mairies. Elle constitue un outil indispensable pour votre Collectivité afin de réaliser rapidement et efficacement vos déclarations et en garantir une gestion conforme aux prescriptions légales. En adoptant la DSN, vous vous assurez de transmettre toutes les informations requises de manière précise et dans les délais, en réduisant les risques d’erreurs, de contentieux et de pénalités liées à des déclarations incorrectes, voire tardives.
Pour vous accompagner dans cette démarche, Parme, le logiciel de gestion de la paie et de suivi des agents proposé par Cosoluce, est la solution idéale. Vous serez guidé pas à pas dans les différents écrans de saisie, après avoir paramétré le logiciel et configuré la collectivité, les salariés et les organismes sociaux. Pour ce faire, Cosoluce vous met à disposition un support explicatif, détaillé et pragmatique, le “passeport DSN”.
Conçu spécialement pour les collectivités locales, Parme permet de “traduire” les données figurant dans les bulletins de paie de vos salariés en données DSN afin de l’intégrer dans vos processus administratifs pour une gestion simplifiée.
L’API DSN est l’interface qui permet au logiciel de paie du déclarant de s’authentifier directement sans avoir à naviguer sur net-entreprises.fr (ou msa.fr) pour y déposer ses déclarations.
